مدیریت زمان
رازهای علمی زمان بندی عالی
آبان
فهرست محتوا
رازهای علمی زمان بندی عالی
آیا شما یک فرد سحرخیز هستید یا یک جغد شبانگاهی؟ شما احتمالا این ویژگی خود را به صورت غریزی می‌دانید و ممکن است هر از چند گاهی شوخی‌هایی در رابطه با زمان بندی شبانه روزی خود بکنید اما احتمالا از اهمیت برنامه ریزی خواب خود آگاه نیستید. در این مقاله می‌خواهیم در رابطه با اهمیت زمان بندی عالی یا مدیریت زمان در زندگی و رازهای علمی زمان بندی با شما صحبت کنیم.
دانیل پینک
به گفته دانیل پینک (Daniel Pink)، مؤلف کتاب «کی؟ رازهای علمی زمان بندی عالی» (When? Scientific secrets of perfect timing)، زمان بندی همه چیز است و زمان انجام کارها اثر مستقیمی روی چگونگی و کیفیت انجام آن‌ها دارد.
وقتی که ما به چگونگی اثرگذاری زمان روی زندگی خود دقت نکنیم، چه صحبت از زمان روز باشد، چه صحبت از تجربه یک دوره زمانی عاطفی، تصمیمات بدی می‌گیریم که جلوی خلاقیت ما را می‌گیرند و سبب می‌شوند که پروژه‌های مهم در زندگی ما ناقص بمانند.
پینک در کتابش به ما می‌آموزد که چگونه از زمان به نفع خود استفاده کنیم و در این مسیر، پیوسته از منابع علمی برای تصدیق گفته هایش استفاده می‌کند.
ساعت بیولوژیکی درونی ما چه اثری روی ما دارد؟
الگوی ساعت بیولوژیک درونی، نقش مهمی در بدن ما و زمان بندی عالی برای انجام امور روزانه دارد.
هر کدام از ما انسان ها، دارای یک ریتم طبیعی هستیم که حس و حال و سطوح انرژی ما در طول این ریتم طبیعی، نوسان می‌کنند. دانستن چگونگی تغییرات حس و حال و انرژی خودمان در طول این ریتم شبانه روزی، در زمان بندی عالی کمک زیادی به ما می‌کند.
حس و حال آدم‌ها در هنگام صبح
مطالعات نشان داده‌اند که حالت حس و حال آدم‌ها در هنگام صبح بهتر است، در هنگام عصر کمی افت می‌کند و مجددا در هنگام شب بهتر می‌شود. به همین دلیل بسیاری از دانشمندان توصیه می‌کنند که در هنگام بعد از ظهر، تصمیمات مهم نگیرید یا آزمون ندهید. وقتی که انرژی شما پایین‌تر باشد و زیاد خوشحال نباشید، نمی‌توانید اطلاعات را به درستی تجزیه و تحلیل کنید و به نتایج درست برسید.
از سوی دیگر، اگر باید به سوالاتی جواب دهید که به جای منطق، نیازمند بینش هستند، ممکن است بعد از ظهر برای این کار مناسب‌تر باشد. تمرکز کمتر ممکن ذهن شما را بازتر کند تا تصمیمات خلاقانه تری بگیرید.
بیدار ماندن در شب
البته این الگوی شبانه روزی برای یک فرد معمولی است که صبح زود از خواب بیدار می‌شود ولی خیلی‌ها ترجیح می‌دهند شب‌ها بیدار بمانند و روزها بخوابند. الگوی شبانه روزی فوق برای این افراد کمی به سمت شب جا به جا می‌شود.
برای بعضی‌ها کار کردن در شب راحت‌تر و مؤثرتر است.
در هر صورت، نکته کلیدی در اینجا است که زمان بندی در زندگی ما تفاوت ایجاد می‌کند و و ما باید کارهای مهم را در بهترین حالت شبانه روزی خود انجام دهیم (و از کارکنان خود نیز بخواهیم همین کار را انجام دهند).
پیک در کتابش از چه می گوید:
پینک در کتابش در رابطه با زمان بندی عالی می‌گوید: «هر کاری که انجام می‌دهید، کارهای رو هم جمع شده را در بهترین زمان روز خود انجام ندهید». او در جای دیگری از کتابش می‌گوید: «اگر شما رئیس افرادی هستید که زیر دست شما کار می‌کنند، این دو الگوی شبانه روز را درک کنید و به افراد زیر دست خود اجازه دهید در بهترین زمان شبانه روزی خود کارهایشان را انجام دهند».
با این حال، خیلی از ماها یک برنامه کاری داریم که باید مطابق آن پیش برویم و نمی‌توانیم آن را با الگوی ریتم شبانه روزی خود تطبیق دهیم. در این مواقع، آقای پینک پیشنهاد می‌دهد که به دنبال راه‌هایی برای تغییر الگوی ریتم شبانه روزی و تطبیق دادن ساعت‌های پرانرژی روز خود با ساعات کاریمان باشیم.
تغییر الگوی ریتم شبانه روزی
یکی از راه‌های واضح برای این کار، استراحت‌های کوتاه منظم در میانه کار است. پژوهش‌ها نشان داده‌اند که استراحت‌های کوتاه و حتی چرت‌های کوتاه، اگر طول درستی داشته باشند، می‌توانند خستگی را کاهش داده و مغز را سرحال کنند. به گفته پینک، زمان مناسب برای چرت زدن، حدود ۱۵ الی ۲۰ دقیقه است.
یک چرت کوتاه ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای در وسط کار می‌تواند کمک زیادی به رفع خستگی و باز شدن ذهن شما کند.
یک استراحت خوب و طولانی در زمان ناهار بدون صحبت کردن و کار کردن با تلفن همراه و بدون درگیری شغلی، همانند عدم ارتباط با دیگران در هنگام ناهار، نقش مهمی در یک زمان بندی عالی روزانه ایفا می‌کند.
چرا استراحت‌های کوتاه تا این اندازه مهم هستند؟
این مسئله به دلیل خطرات رعایت نکردن آن‌ها می‌باشد. پژوهش‌ها نشان داده‌اند که متخصصان بیهوشی و پزشکان کولونوسکوپی که پس از پایان شیف کاری خود، استراحت کافی و با کیفیت ندارند، خطرات بیشتری برای سلامت بیماران خود ایجاد می‌کنند.
در مقابل، جراحانی که در طول شیفت کاری خود، استراحت‌های کوتاه دارند، نسبت به جراحانی که از این استراحت‌ها بی‌بهره هستند، خطرات کمتری برای بیماران خود ایجاد می‌کنند. کودکان مدرسه‌ای نیز در صورت بهره‌مندی از استراحت‌های کوتاه، عملکرد تحصیلی بهتری دارند.
شروع پروژه ها، میانه پروژه‌ها و خاتمه پروژه‌ها
پینک در کتابش در رابطه با برنامه ریزی عالی نه تنها به ما می‌گوید که چگونه از ریتم شبانه روزی خود نهایت استفاده را ببریم، بلکه در رابطه با اهمیت شاخص‌های زمانی و نحوه بهره بردن از آن‌ها نیز صحبت می‌کند.
هر پروژه از نظر زمانی به سه بخش اصلی شروع، میانه و خاتمه تقسیم‌بندی می‌شود. پینک می‌گوید که ما باید شروع درستی داشته باشیم و یک زمان مشخص برای شروع پروژه تعیین کنیم و پیش از شروع کار، خودمان را در موقعیت تصور کنیم تا بدانیم که قرار است چکار کنیم و با آمادگی ذهنی پروژه را شروع نماییم. او اشاره می‌کند که ما می‌توانیم از علم برای تعیین زمان درست پروژه‌ها و کارها، استفاده کنیم.
معمولا بعد از یک شروع خوب، ناامیدی‌هایی در اواسط پروژه ایجاد می‌شود و باید از روش‌هایی مثل روش‌های زیر برای غلبه بر آن‌ها استفاده کنیم:
- تعیین اهداف کوتاه مدت
- تعهد به اهداف کوتاه مدت
- تصور مزیت‌های خاتمه پروژه
- اولویت دادن به اهداف اصلی و بیخیال شدن بقیه
- اهمیت دادن به لذت‌ها و اوقات فراغت خود
وقتی به خاتمه پروژه نزدیک می‌شویم، ممکن است عملکرد ما به حالت‌های مختلف مثل زیر تحت تأثیر قرار بگیرد:
- به شما انرژی دهد.
- به شما کمک کند تا تجربه خوشایندی در شما ایجاد شود.
- به شما کمک کند تا روی چیزهای مهم‌تر تمرکز کنید.
- سبب بهبود حالت عاطفی شما شود.
دیگر ترفندهای زمان بندی عالی
کتاب کی؟ رازهای علمی زمان بندی عالی اثر دنیل پینک به زبان فارسی نیز ترجمه شده است.
کتاب «کی؟ رازهای علمی زمان بندی عالی» آقای پینک، پر از ترفندهای علمی برای رو به رو شدن با چالش‌های موقتی است که در زندگی خود با آن‌ها رو به رو می‌شویم.
برای خرید کتاب کی؟ کلیک کنید
در زیر به بعضی از این ترفندها اشاره می‌کنیم:
- به سه چیز نه بگویید: چیزهایی که انرژی، زمان و انگیزه شما را از بین می‌برند.
- فهرستی از پروژه‌ها و کارهایی که باید تکمیل کنید، داشته باشید.
- از قانون دو دقیقه‌ای پیروی کنید؛ اگر کاری کمتر از بیشتر از دو دقیقه زمان نمی‌برد، آن را بلافاصله پس از اینکه فهمیدید باید انجامش دهید، شروع کرده و تمامش کنید اما اگر بیش از دو دقیقه زمان می‌برد، برای آن برنامه ریزی کنید.
- هر روز فهرستی از سه خروجی مطلوب خود تهیه کنید.
- از تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique) استفاده کنید. یعنی ۲۵ دقیقه کار پشت سر هم و بی‌وقفه بدون هیچ حواس پرتی و ۵ دقیقه استراحت و به همین ترتیب.
- فعالیتی را انتخاب کنید که بیشتری انرژی را به شما می‌دهد و برای انجام آن برنامه ریزی کنید.
معرفی کتاب
کتاب اندیشه ات را به تن کن: این کتاب درباره طریقه و چگونگی لباس پوشیدن خانم‌ها با توجه به استایل شخصی‌شان است
برای دانلود کتاب اندیشه ات را به تن کن کلیک کنید