موفقیت
بهبود عملکرد سازمان که هر مدیر باید بداند
آذر
فهرست محتوا
بهبود عملکرد سازمان
راهکارهای بهبود عملکرد سازمان که هر مدیر باید بداند
همیشه برای بهبود عملکرد سازمان، راهکارهای منطقی و موثر وجود دارد. فرصت پیشرفت کردن کم و بیش برای تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها فراهم است، اما بررسی راهکارهای موثر که بتواند عملکرد سازمان را ارتقا دهد، مسیر را کوتاه‌تر می‌کند. شرکت هایی که می‌خواهند در فضای رقابتی و پر جنب و جوش در حوزه خود به موفقیت برسند و جایگاه خود را حفظ کنند باید عملکرد خود را ارتقا دهند.
شناخت نقاط قوت
برای بهبود عملکرد سازمان، شناخت نقاط قوت توانایی ها و نقاط ضعف در وضعیت اکنون نیروی کار به اندازه شناسایی پتانسیل های عملکردی برای آینده اهمیت دارد. هر دو وضعیت باید در یک راستا مورد ارزیابی قرار بگیرد.
رهبران و مدیران شرکت ها و سازمان ها با یک تیم سازی قوی می توانند مهارت های ارتباطی را تقویت کنند و عملکرد سازمان را بهبود ببخشند. این عناصر نه تنها به تشکیل یک سازمان موثر و منسجم کمک می کند، بلکه می تواند سطح کارکرد فردی کارمندان را نیز بهبود ببخشد.
از آنجایی که بهبود عملکرد سازمان جزو استراتژی های مهم مدیریتی و اجرائی معرفی می شود، بنابراین پرداختن به مهمترین راهکارها ضرورت دارد. در ادامه این قسمت درباره همین راه حل ها برخی اقدامات مهم صحبت می‌کنیم.
با مهمترین راهکارها برای بهبود عملکرد سازمان آشنا شویم
راهکار شماره ۱: انتظارات خود را اعلام کنید و بر مسئولیت پذیری شخصی تأکید داشته باشید
مهم نیست که چه نوع شغلی را مدیریت می کنید یا اینکه چند کارمند دارید؛ بسیار ضروری است که هر کارمند در سازمان و شرکت شما کاملاً درک کند که چگونه مشارکت ها به او کمک می کنند تا در جهت هدف مشترک، بتواند ارزش و موفقیت مجموعه را تعریف کند.
کارمندان باید بدانند که فعالیت‌های آنها به بهبود عملکرد سازمان بسیار کمک می کنند. همچنین نقطه مقابل این وضعیت، کوتاهی در انجام وظایف است که شکست شرکت را در پی خواهد داشت!
پیگیری پروژه ها
در این راهکار برای بهبود عملکرد سازمان، مدیران باید جلسات منظمی با کارمندان برگزار کرده و وضعیت تمام پروژه ها را پیگیری کنند. پروژه های جدیدی که هنوز آغاز نشده استف پروژه هایی که در دست اقدام هستند و پروژه هایی که به مشتری واگذار شده و منتظر بازخورد می باشند، سه دسته اصلی هستند که مدیران باید در جلسات به آن بپردازند.
برنامه ریزی برای تکالیف و وظایف جدیدتر برای کارمندان و همچنین استقبال از ایده های جدید و تشویق کارمندان، مشکلات موجود را حل کرده یا از مشکلات آینده جلوگیری می کند. مدیران با این اقدامات هوشمندانه برای بهبود عملکرد سازمان تلاش می‌کنند و خود را مسئول انتخاب های خود می‌دانند.
راهکار شماره ۲: نظارت و ارزیابی عملکرد شغلی از طریق ارزیابی سالانه یا دو بار در سال
راهکار شماره ۲ برای بهبود عملکرد سازمان یک راهکار بسیار موثر است. در حقیقت با نظارت و ارزیابی عملکرد شغلی به صورت دوره ای، مدیران یک کارنامه عملکردی تهیه می‌کنند. ارزیابی به صورت سالانه یا ارزیابی به صورت دو بار در سال (= که معادل هر ۶ ماه یکبار است. این کار، یک نمای کلی را به کارگران نشان می دهد و مشخص می کند که آنها از نظر انجام وظایف و بازخوردها در چه جایگاهی قرار داشته اند و اکنون وضعیت آنها چگونه است.
تنظیم برنامه ارزیابی عملکرد نشان می دهد که کدام بخش‌ها و کدام افراد نیاز به پیشرفت دارند و آیا چالش ها با برگزاری دوره های آموزشی قابل برطرف شدن هستند یا خیر. در بسیاری از سازمان ها نقاط ضعف به قدری اهمیت پیدا می کنند که منجر می شوند شرکت، یک بخش جدید را راه اندازی کند؛ به طور مثال، “تیم تجزیه تحلیل بازار هدف برای فروش بیشتر”.
برای بهبود عملکرد سازمان، مدیران باید از کارمندان خود بخواهند که نتایج را طبق نظریات منطقی خود تجزیه و تحلیل کنند؛ سپس موضوعات را به بحث بگذارند و در مورد تنظیم تکالیف و وظایف در آینده یا استفاده از دوره های آموزشی و ارتقای شغلی صحبت کنند و به توافق برسند.
راهکار شماره ۲ برای بهبود عملکرد سازمان به عنوان “دوره های بازبینی” هم شناخته می‌شود. این اقدام برای ایجاد انگیزه، مناسب است. در نگاه اول باید به دنبال نکات مثبت بود و صرفاً نباید عیب ها و کاستی ها را جمع آوری کرد. تمام این کارها، عملکرد و روحیه کارمندان سازمان را بهبود می بخشد و هرگونه سوء ظن را برطرف می کند.
راهکار شماره ۳: ایجاد و اداره یک سیستم عادلانه و منسجم برای تصدیق لیاقت
سومین راهکار برای بهبود عملکرد سازمان این است که مدیران یک سیستم، قضاوت عادلانه را اجرا کنند. اهمیتی ندارد که کارمندان شرکت شما چه پست و مقامی دارند؛ آنچه مهم است این است که هر کدام از افراد شخصی می خواهند بدانند که آیا کار آنها مورد توجه مدیران عالی رتبه قرار گرفته است یا خیر؛ و در صورت بازخوردهای مثبت، از عملکرد او تقدیر و قدردانی شود.
ما را در اینستاگرام دنبال کنید
فرهنگ سازمانی موفق در یک شرکت یا سازمان، دستورالعمل هایی را مشخص می کند که مدیران بتوانند برای عملکرد کارمندان و ابتکارات جدید آنها پاداش یا جایزه‌ای در نظر بگیرند.
اعطای گواهی شایستگی شغلی و هدایایی تقدیر و تشکر یا هدایای تبلیغاتی سازمانی و شرکتی نمونه‌ای از این برنامه‌ریزی‌ها می‌باشند. اگر کارمندان متوجه شوند که تلاش های آنها از سوی مدیر، نادیده گرفته نشده است، با انگیزه بیشتری به کار خود ادامه می‌دهند و این یعنی قدم مثبت در بهبود عملکرد سازمان.
راهکار شماره ۴: مدیریت و رهبری کارمندان با ارائه نمونه های برتر در یک حوزه
رهبران و مدیران بزرگ دنیا همواره به تکنیک “شنیدن فعال” اعتقاد دارند. یک مدیر حرفه‌ای به استعدادهای منحصر به فرد کارکنان خود احترام می گذارد. همچنین در آنها اعتماد به نفس ایجاد می کند و دقیقاً می داند که چه زمان باید مسئولیت ها را به این کارمندان تقسیم کند.
نتیجه بهتر، زمانی به دست می‌آید که مدیران و رهبران، خودخواهی و اهداف شخصی را کاملاً کنار بگذارند. این راهکار، بهترین پیشنهاد برای بهبود عملکرد سازمان است.
هیچ قانون مشخصی وجود ندارد که به یک مدیر دستور بدهد برای بهبود عملکرد سازمان خود این گونه رفتار کند. یک سری اصول کلی، نشان دهنده مسیر صحیح برای این اهداف هستند. مدیر با در نظر گرفتن نوع فعالیت، تعداد کارمندان و کیفیت عملکرد آنها، استراتژی های خاص را تنظیم می کند.
برای بهبود عملکرد سازمان، مدیران باید بر تمام وظایف کارمندان نظارت کنند؛ اشتباهات و کاستی‌ها را یادآور شوند و تلاشهای مثبت را با ارزش بشمارند. به این ترتیب است که یک محیط کار سالم پرورش می یابد. یک مدیر حرفه ای و با تجربه از شایعات در شرکت به شدت جلوگیری می کند.
چه مدیرانی موفق هستند؟
سازمان ها و شرکت ها در حوزه فعالیت خود به شدت در حال توسعه و گسترش هستند. مدیرانی در این حوزه موفق تر هستند که به اجرای راهکارهای بهبود عملکرد سازمان بسیار اهمیت بدهند.
اعتماد سازی میان کارمندان، یک اصل مهم در بهبود عملکرد سازمان است که باید رعایت شود. تنظیم اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، ارزیابی دوره ای فعالیت ها، تقدیر و تشکر از تلاش های کارمندان، اقداماتی هستند که هر مدیر یا رهبر سازمان و شرکت باید به آنها اهمیت بدهد.
الگوگیری از مدیران برتر جهان و اجرای برخی از راهکارهایی که آنها به کار گرفته اند می تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند. شناسایی نقاط قوت و ضعف، شناسایی موانع و ارائه راه حل ها برای پیشرفت و رشد بهتر ضرورت دارد.
عملکرد کلی یک سازمان در گرو عملکرد صحیح هر یک از اعضای آن است. اگر مدیران بر روی یک استراتژی قبلی تمرکز کنند، تمام مراحلی که برای رسیدن به موفقیت نیاز است یکی پس از دیگری طی خواهند شد.
فرهنگ سازمانی موفق و اهمیت آن
فرهنگ سازمانی موفق به ماموریت ها، اهداف، انتظارات و ارزش های یک شرکت یا سازمان اشاره دارد. در راستای این ارزش های مثبت، کارمندان، بهتر راهنمایی می شوند تا در محیط کار، تعاملات مثبت و سازنده با یکدیگر داشته باشند. تمام مشاغل به نوعی به این فرهنگ نیاز دارند. به کارگیری دستورالعمل ها و رفتار سازنده در سازمان موجب موفقیت بیشتر مجموعه خواهد شد.
شرکت هایی که ساختارهای محدودتری دارند، برای بهبود عملکرد و ارتقای بهره‌وری خود بر روی تعامل سازنده کارمندان با یکدیگر سرمایه گذاری می کنند. به عبارت کلی، داشتن یک فرهنگ شرکتی قوی به تمام افراد انگیزه می دهد تا کار خود را به نحو مطلوب انجام دهند.
شرکت هایی که فرهنگ سازمانی قوی دارند در حقیقت، یک فضای کاری مثبت را ایجاد کرده‌اند تا زمینه رسیدن به موفقیت بهتر فراهم شود. مدیرانی که در راستای این اهداف برنامه ریزی می کنند، به دنبال یافتن بهترین راهکارها هستند تا فرهنگ محیط کار، بهبود داده شود.
دلایل زیادی وجود دارند که اهمیت فرهنگ سازمانی را توجیه می کنند. مهمترین دلایل به صورت زیر فهرست شده اند:
- افزایش تعامل کارمندان
- کاهش گردش مالی
- هویت تجاری قوی
- بهره وری بالا
- قدرت تحول گرا
- مجریان برتر و قوی
- پردازش و تحلیل موثر
- محیط کاری سالم برای تمام اعضای تیم
چرا فرهنگ سازمانی اهمیت دارد؟
۱- افزایش تعامل کارمندان
یکی از مهمترین دلایلی که نشان می دهد فرهنگ سازمانی بسیار مهم است، ایجاد افزایش تعامل کارمندان با یکدیگر می‌باشد. یک محیط کاری که فرهنگ قوی و غنی دارد به واسطه تعیین اهداف و انتظارات، هدایت می‌شود. این کار باعث ایجاد انگیزه و تقویت روحیه کارمندان می گردد، بنابراین زمانی که آنها درگیر وظایف کاری و تعاملات خود با دیگران هستند، بسیار مثبت و کارآمد رفتار می کنند.
از آنجایی که کارمندان یک سازمان و شرکت در طول روز با مخاطبان زیادی سر و کار دارند، ارتقای فرهنگ سازمانی به آنها کمک می کند تمام تعاملات خود را در بالاترین سطح دنبال کنند. این یعنی افزایش بهره وری نیروی کار در یک سازمان.
داشتن ارتباط قوی با یک سازمان، ارتباط مثبتی را برای تمام بخش ها ایجاد می کند که نمی توان به راحتی از کنار آن عبور کرد. یک سازمان یا شرکت به این تقویت و بهره وری نیاز دارد.
۲- کاهش هزینه ها- کاهش گردش مالی
یکی از عواملی که اهمیت فرهنگ سازمانی را نشان می دهد، کاهش گردش مالی است. شاید در نگاه اول درک این مسئله دشوار باشد اما با توضیح ساده‌ای که در این قسمت مطرح می‌کنیم به اهمیت این مسئله پی می برید.
زمانی که فرهنگ کاری در یک سازمان یا شرکت اجرا می شود، افراد و کارمندان مختلف احساس ارزش می کنند و نسبت به یکدیگر رفتار محترمانه دارند. در صورتی که ارزش های اصلی و ماموریت های سازمان مشخص شده باشد، موجب می شود در وقت و هزینه های شرکت صرفه جویی شده و این فرهنگ قوی به طور مستمر ادامه پیدا کند. این مسئله به ویژه هنگام استخدام کارمندان جدید وجود دارد.
۳-افزایش بهره وری
یکی از مهمترین نشانه های مهم بودن فرهنگ سازمانی، افزایش بهره وری برای سازمان است. وقتی کارمندان یک مجموعه، منابع و ابزارهای مورد نیاز برای رسیدن به موفقیت را در اختیار داشته باشند به آنها کمک می‌کند بهره وری و سطح عملکرد خود را بالاتر ببرند.
فرهنگ سازمانی از طریق روش های شناخته شده که افراد را با مهارت مشابه در یک مجموعه کنار هم قرار می دهد می تواند در ساختار محل کار در سازمان یا شرکت تأثیر بگذارند. این مسئله بسیار اهمیت دارد.
کسانی که در زمینه و مهارت های مشابه تخصص هایی دارند، در هنگام حل تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری در پروژه های یک شرکت با سرعت بیشتری با هم کار می کنند.
۴- هویت تجاری قوی
توجه به این مسئله بسیار مهم است! فرهنگ سازمانیف هویت تجاری را تقویت می کند. رعایت این اصل باعث می شود چهره یک شرکت در نظر عموم و مخاطبان بسیار ارزشمند و برجسته جلوه کند.
هویت بخشی تجاری به عنوان بخش اصلی فرهنگ سازمانی باعث می شود تعاملات کارمندان در داخل و خارج یک شرکت در سطح بالا قرار داشته باشد. اگر این فرهنگ، چهره ضعیف تری را به مخاطب نشان دهد، مشتریان سازمان به سختی با آن ارتباط برقرار می‌کنند. این حالت باعث می شود رقیبان سازمان ها و شرکت ها از فرصت استفاده کرده و یک قسمت از بازار را به دست بگیرند.
۵- کارمندان بهتر- مجریان برتر
همه مدیران بر این نظر هستند که اجرای فرهنگ سازمانی صحیح و قوی، کارمندان و مدیران در بخش های مختلف را به افرادی برتر و حرفه ای تبدیل می کند. آن دسته از شرکت ها و سازمان هایی که برای تلاش کارمندان خود ارزش قائل اند و موفقیت های شخصی و تیمی را جشن می گیرند، تجربه احساس موفقیت را در کارمندان خود به وجود می‌آورند. این عامل باعث می شود کارمندان با روحیه بهتر و قوی تر از قبل به کار خود ادامه دهند.
مدیران سازمان ها که به فرهنگ سازمانی و به روز رسانی قوانین و اهداف اهمیت زیادی می دهند، همواره بهترین کارمندان خود را در شرکت نگه می دارند. این افراد حرفه ای در پست شغلی خود، جزو بهترین ها هستند. با یک استراتژی خاص، مدیران می توانند افراد حرفه ای را ارزشمند تر جلوه داده و از نگرش های منفی در محیط کار جلوگیری کنند.
فرهنگ سازمانی یک فرهنگ با عملکرد بالا را در شرکت ایجاد می کند و بر روی افراد داخل سازمان تاثیر بسیار مثبت و بسزایی دارد. تجربه مثبت کارمند بودن در گرو این فرهنگ قوی به اثبات می رسد.
۶- ایجاد یک محیط کاری سالم برای کارمندان سازمان
یکی از ویژگی های فرهنگ سازمانی موفق ایجاد یک محیط کاری سالم در شرکت است. زمانی که این فرهنگ تقویت شود به بهبود روند کاری کمک می کند. همچنین تصمیم گیری ها راحت تر و دقیق تر انجام خواهند شد.
با یک فرهنگ مشخص شده، هیچ ابهام یا مشکل غیر قابل حل ایجاد نمی‌شود. اعضای تیم کاری در داخل یک شرکت از تمام فرآیندها اطلاع دارند و این شفاف بودن به آنها انگیزه می‌دهد تا پروژه ها را با کیفیت بالا به اتمام برسانند.
فرهنگ سازمانی موفق باعث اتحاد کارکنان می شود و به افراد کمک می‌کند تا با هدف به کار خود ادامه دهند. در همین راستا، فضای فعالیت یا فضای استخدام نیروهای جدید به گونه‌ای تغییر پیدا می کند که سیستم پردازش و گزینش راحت تر انجام شود.
کارمندان جدیدی که به سازمان وارد می شوند به منابع صحیح تری دسترسی دارند و این عامل باعث می گردد که سریعتر با اهداف سازمان، هم راستا شوند.
چگونه می توان فرهنگ سازمانی را بهبود بخشید؟
تمام مدیران و رهبران سازمان ها و شرکت ها از این قدرت برخوردار هستند که فرهنگ سازمانی را ارتقا بدهند. ارتقا این فرهنگ به معنای تقویت بخشیدن نیروی کار و هموارتر کردن مسیر دسترسی به موفقیت های بیشتر است.
برای این که فرهنگ سازمانی موفق را بهبود ببخشید بهتر است تعاملات مثبت با کارمندان و مخاطبان برقرار کنید. یک مدیر موفق باید به پیشنهادات، نگرانی‌ها، ایده ها و نظریات کارمندان خود توجه کند و آنها را کامل گوش کند. جمع آوری بازخورد ها نسبت به یک مسئله اهمیت دارد. پیگیری مستمر برنامه هایی که برای ارتقای فرهنگ سازمانی تدوین شده است، عامل موفقیت در این زمینه محسوب می‌شود.
برای بهبود دادن فرهنگ سازمانی، راهکارهایی مثل ارتباط کلامی و ارتباط مجازی از طریق ارسال ایمیل یا شبکه های اجتماعی پیشنهاد می‌شود. هنر خوب گوش دادن و خوب صحبت کردن در جلسات کاری و ارتباط با تک تک کارمندان یک عامل مثبت در این زمینه است.
زمانی که کارمندان یک شرکت نظریات یا پیشنهادات و ایده های جدید را مطرح می کنند، مطابق با فرهنگ سازمانی موفق، یک مدیر باید بازخورد های تشویقی را به آنها ارائه دهد.
ثابت قدم بودن در ارتقا و بهبود فرهنگ سازمانی کمک می کند تا یک مجموعه، بسیار حرفه ای تر از قبل عمل کند.
معرفی کتاب
کتاب اندیشه ات را به تن کن: این کتاب درباره طریقه و چگونگی لباس پوشیدن خانم‌ها با توجه به استایل شخصی‌شان است